Plan B^II: de kracht van Interactief Implementeren

 

---

PlanB^II is een complete methode voor het implementeren van operational excellence in organisaties. Het is integraal onderdeel van het Operational Excellence Framework en wordt gebruikt voor het implementeren van volledige implementatietrajecten of voor het implementeren van onderdelen daarvan. Op de website www.opexgroep.nl kunt u meer lezen over het framework met alle onderliggende onderdelen en toepassingen.

 

 

Implementeren = verbinden

PlanB^II maakt het mogelijk om stap voor stap, op een gestructureerde en participatieve manier, een standaardwerkwijze (SWW) te ontwikkelen en in te voeren op basis van bestaande procesontwerpen. De SWW legt de verbinding tussen het ontworpen procesmodel en de werkwijze in de praktijk van dat proces waarbij beide onderdelen worden gericht op het realiseren van een hoog betrouwbaar klantresultaat. In de werkwijze worden uniforme werkafspraken gemaakt over de manier waarop het proces wordt uitgevoerd en hoe wordt omgegaan met alle logistieke aspecten zoals het verwerken van (hoog) volume, prioritering, werkverdeling en wachtrijmanagement. Daarnaast worden in de SWW ook werkafspraken gemaakt over het uniform omgaan met uitzonderingen, afwijkingen en escalaties. Met een hoge mate van betrokkenheid van de eigen medewerkers en managers wordt de SWW ingevoerd en bestuurbaar gemaakt in alle operationele teams. 

 

De essentie van de effectiviteit van de methode is dat de kracht van procesontwerpen wordt gecombineerd met een krachtig veranderkundig implementatieprogramma. Hierdoor worden procesveranderingen daadwerkelijk tot uitvoering gebracht op het diepste operationele niveau; in de teams van de organisatie. 

 

Gemaakt en bewezen in de praktijk

PlanB^II is ontstaan vanuit een jarenlange praktijk met het implementeren van procesveranderingen in verschillende sectoren. Door steeds effectieve componenten vanuit onze ervaringen bij klanten toe te voegen is een methode ontstaan die zeer effectief is bij het implementeren van procesveranderingen waarbij de menselijke interactie een belangrijke succesfactor is. Inmiddels is de kracht ervan ruimschoots bewezen in vele implementaties in meerdere sectoren in Nederland. Methodisch gezien maakt PlanB^II gebruik van elementen uit Action Learning (Argyris, 1996), Systeemdenken (Senge, 1990) en Appreciative inquery (Cooperrider, 2000).

 

Betrouwbaarheid als signatuur

Elke stap bestaat uit weloverwogen en bewust gekozen onderdelen en interventies gericht op specifieke doelstellingen. In de uitvoering van PlanB^II is betrouwbaarheid een kritieke succesfactor. Betrouwbaarheid van het klantresultaat wordt gebouwd met een hoge mate van interne betrouwbaarheid in de manier waarop mensen in de organisatie werken en met elkaar omgaan. PlanB^II is juist ontwikkeld om de betrouwbaarheid van de menselijke interactie in de organisatie te benutten als basis voor duurzame betrouwbaarheid naar haar klanten. Uitblinken in betrouwbaarheid begint dus direct bij de eerste stap van PlanB^II.  

 

Methode zonder "shortcuts"

De zeven stappen van PlanB^II vormen een logisch geheel en beïnvloeden elkaar zodanig dat de inhoud, volgorde en rolverdeling van elke stap zorgvuldig moet worden toegepast. Verstoringen of het overslaan van stappen hebben daarom directe gevolgen voor resultaat, snelheid en houdbaarheid. PlanB^II wordt bij voorkleur uitgevoerd door gecertificeerde specialisten die beschikken over alle onderliggende instrumenten en hulpmiddelen en over het volledige en gedetailleerd handboek van de methode. Al onze gecertificeerde partners kunt u binnenkort vinden op onze website.

 

De ingrediënten en voordelen van de methode:

• Bewuste en fundamentele keuze van het management waarbij expliciet commitment is vastgesteld op tactisch en operationeel niveau;
• De betekenis van betrouwbaarheid voor de organisatie is vertaald naar alle niveaus en bouwstenen van de organisatie;
• Koppeling van betrouwbaarheid via de procesontwerpen naar de dagelijkse werkwijze in de teams;
• Betrouwbaarheid wordt vertaald naar één uniforme standaard werkwijze in de operationele processen;
• Elk proces wordt geoptimaliseerd op de ontwerpregels van betrouwbaarheid (efficiënt, schaalbaar, foutloos, first time right, etc.)
• Een hoofdrol voor de eigen medewerkers met volledige ondersteuning van de leidinggevenden in de aanpak waarmee betrokkenheid en samenwerking een enorme impuls krijgen;
• Door gebruik te maken van de eigen kracht van de organisatie is de verankering duurzaam en het resultaat blijvend;
• Gestructureerde bestuurbare aanpak waarmee procesveranderingen kunnen worden geïmplementeerd in een periode van 10 tot 12 weken met directe effecten;
• Meetbare en stuurbare implementatieresultaten;
• Een methode die structureel toepasbaar blijft, zodat de organisatie zelfstandig de resultaten kan voortzetten, of zelfs toe kan passen bij nieuwe probleemstellingen.

 

De 7 stappen vanPlanB^II   

 

 

 

---

---

 

Beschrijving van de inhoudelijke stappen

 

Stap 1:  KIEZEN

Het management van de organisatie maakt de fundamentele keuze om uit te willen blinken in betrouwbaarheid en maakt de betekenis van betrouwbaarheid tot centraal thema voor de organisatie. Top- en lijnmanagement kiezen bewust voor het gebruik van Plan BII, bepalen de tactische kaders voor de uitvoering en stellen het gezamenlijke commitment voor de uitvoering vast. In deze stap wordt het OnderSteuningsTeam (OST) geformeerd dat de uitvoering zal leiden en begeleiden. Na deze stap is het commitment van leidinggevenden en managers in het verdere proces geen thema meer. Verder zijn de planning en rolverdeling vastgesteld die nadien niet meer worden aangepast. Het uitvoeren van de onderdelen in deze stap duurt 3 werkweken. Zonder volledige afronding van deze stap kan de methode niet worden voortgezet.

---

 

Stap 2:  UITLEGGEN

Het management legt de motivatie en redeneringen onder de keuze uit stap 1 uit aan alle mensen die betrokken zijn in het betreffende proces. Daarin ligt de nadruk op de betekenis van betrouwbaarheid voor de organisatie en de aanpak met Plan BII. Alle medewerkers en andere betrokkenen kennen daarna de planning en rolverdeling en weten welke rol zijn daarin zelf spelen en wanneer. Ze kennen de intenties van de leiding en zijn geïnformeerd over het commitment dat hierover door alle leidinggevenden met elkaar is aangegaan. De reacties van medewerkers wordt actief verwerkt in de details van de aanpak. Na deze stap is er niemand meer die niet op de hoogte is van de aanpak en de eigen rol en invloed daarin niet kent. Het uitvoeren van de onderdelen in deze stap duurt doorgaans 2 weken. Zonder volledige afronding van deze stap kan de methode niet worden voortgezet. 

---

 

Stap 3:  MAKEN

Een kernteam maakt de eerste integrale versie van de standaardwerkwijze gebaseerd op de procesontwerpen, ontwerpregels en de best practices uit de verschillende teams. Hierin worden, per stap in het procesontwerp, alle uniforme werkafspraken besproken en vastgesteld die nodig zijn om de betrouwbaarheid van het klantresultaat op hoog niveau te herstellen en te borgen. Daar waar de tactische kaders worden geraakt worden deze issues door een speciale stuurgroep per direct voorzien van besluiten waardoor de voortgang niet wordt belemmerd. Na deze stap is de eerste versie van een uniforme standaard werkwijze gemaakt die past binnen de vastgestelde kaders, vrijwel direct kan worden ingevoerd en waarmee de gewenste betrouwbaarheid van het klantresultaat kan worden bereikt of hersteld. Het uitvoeren van de onderdelen in deze stap duurt 3 weken. Zonder volledige afronding van deze stap kan de methode niet worden voortgezet.

---

 

 

Stap 4:  DELEN

Het voorstel voor de SWW wordt gedeeld met alle teams van de organisatie die werken in het betreffende proces en teams anders betrokken zijn bij dit proces. Hierin worden de werkafspraken getoetst aan de eigen praktijk en worden ontbrekende aspecten aangevuld of ingevuld. Daarbij worden actiepunten geïnventariseerd die voor invoering nodig zijn. De meningen en reacties worden zo gedetailleerd mogelijk verwerkt in het definitieve voorstel voor de SWW. Issues worden voorzien van een analyse en advies en ter besluitvorming voorgelegd aan de stuurgroep. Vervolgens stelt het managementteam de definitieve versie 1.0 vast en ondertekent deze voltallig. Na deze stap is de definitieve versie van de SWW vastgesteld en is de definitieve invoeringsdatum bekend. Alle managers kennen en onderschrijven de details van de SWW. Het uitvoeren van de onderdelen in deze stap duurt 3 weken. Zonder volledige afronding van deze stap kan de methode niet worden voortgezet.

---

 

Stap 5:  BRENGEN

Voor de invoering wordt de definitieve SWW in alle teams besproken en is er aandacht voor de manier waarop is omgegaan met de feedback uit de stap DELEN en welke afwegingen zijn gemaakt bij de definitieve keuzes. Medewerkers herkennen hun inbreng daarbij en begrijpen de uiteindelijke keuzes die hebben geleid tot de definitieve werkwijze omdat deze zorgvuldig zijn toegelicht. De medewerkers hebben een eigen exemplaar van de SWW en onderschrijven de inhoud. De definitieve invoerdatum wordt bekend gemaakt en alle voorbereidingen en acties die nodig zijn voor de invoering, worden uitgevoerd. Onderdeel hiervan is altijd het inrichten van meetpunten op de uitvoering en resultaten van de SWW. Vanuit de teams worden SWW-buddy’s geworven die, vanuit de werkvloer, zullen helpen bij het invoeren en sturen van de SWW. De leidinggevende krijgen de kennis en vaardigheden aangereikt die nodig zijn om de invoering en resultaten van de SWW te besturen en te verankeren met behulp van de PDCA-cyclus. De invoeringsdatum wordt vastgesteld en alle meetpunten worden ingericht en randvoorwaarden ingevuld. Na deze stap zijn alle voorbereidingen voor de invoering afgerond. Het uitvoeren van de onderdelen in deze stap duurt 3 weken. Zonder volledige afronding van deze stap kan de methode niet worden voortgezet.

---

 

Stap 6:  DOEN

De nieuwe SWW wordt gezamenlijk ingevoerd in alle teams in de organisatie. Vanaf dat moment worden alle producten of diensten in dat proces volgens de SWW verwerkt. Het lijnmanagement neemt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de SWW over en het OST begeleidt en ondersteunt de uitvoering in de eerste twee weken. In deze periode werken ze intensief samen met de teams en de SWW-buddy’s om vragen, issues en afwijkingen direct op te lossen en af te handelen. Op vaste momenten is er overleg met de Buddy’s om de eerste ervaringen te delen, elkaar te helpen en kleine aanpassingen uniform door te voeren. De invoering van de SWW is een logische vervolgstap in een aanpak waarbij iedereen betrokken is en verloopt daarom zonder grote obstakels. De leidinggevenden zijn intensief betrokken bij de invoering en leren in deze periode de SWW besturen in een dagelijkse of wekelijkse PDCA-cyclus. Na deze stap zijn de eerste ervaringen met de nieuwe werkwijze opgedaan. Afwijkingen of uitzonderingen zijn middels kleine aanpassingen of aanvullingen onder de SWW gebracht. De begeleiding vanuit het OST in deze stap duurt 2 weken waarna de teams zelfstandig in staat zijn de werkwijze voort te zetten met behulp van de aangeboden besturingsmaatregelen in de volgende stap.

---

 

Stap 7:  STUREN

Met de meetpunten in de SWW wordt een SWW dashboard ingericht waarmee op praktische en snelle wijze inzicht ontstaat in de manier waarop de teams de SWW realiseren. In het dashboard worden meetpunten uit bestaande managementrapportages gecombineerd met aanvullende handmatige metingen. Het dashboard wordt wekelijks of tweewekelijks opgemaakt en is zichtbaar aanwezig in de teams. De teamleden zien deze meetstanden dagelijks. Daarmee vormt dit het gemeenschappelijke referentiekader voor het sturen.
Hiermee start het proces waarin de teams op hun eigen (diepste) operationele niveau de uitvoering van de SWW besturen naar de gezamenlijk vastgestelde doelen. In korte dagelijkse of wekelijkse stuurmomenten (roll call) leren teamleden en leidinggevende de stuurvariabelen van bijvoorbeeld snelheid, kwaliteit en productiviteit te verbeteren door de effectiviteit van geïnventariseerde verbetervoorstellen gestructureerd te ontdekken en zo de targets op vastgestelde doelen te behalen. Dit SWW-besturingsmodel is zo ontwikkeld dat generieke of teamoverschrijdende verbetervoorstellen door een SWW-stuurgroep uniform worden vastgesteld. Deze werkgroep bestaat o.a. uit de SWW-buddy’s. Deze besluiten zijn bindend voor de operationele teams. Koppelvlakken met de kaders op tactisch niveau worden door de SWW-stuurgroep voorgelegd aan het MT of een ander aangewezen beslisorgaan. Het sturen gaat hiermee over van een stap in de Plan BII aanpak naar een vast onderdeel van het dagelijkse werk.

---

Verankering
Om de resultaten en de werkwijze van een implementatie met Plan B^II duurzaam te verankeren zijn twee onderdelen toegevoegd aan het Operational Excellence Framework. De Operatie schakel verbindt de inrichting van de verschillende bouwstenen met de uitvoering op operationeel niveau. Deze verbinding is nodig om diepgang en onderlinge verbanden aan te brengen in de besturing, die bij de realisatie van Plan B^II vooral instrumenteel is. De Operations Management Methode biedt een methode om de resultaten van de SWW dieper en breder in de organisatie te verankeren en te integreren in een effectieve en efficiënte manier van de dagelijkse operationele besturing.